Vážení klienti, rádi bychom vás ujistili, že společnost MD SPED s.r.o. veškeré údaje, které shromažďuje, zpracovává pouze pro odůvodněné účely a plynulý průběh našich obchodních vztahů.
Druh zpracovávaných údajů
Zpracováváme následující osobní údaje:
a) identifikační údaje, kterými se rozumí zejména jméno a příjmení, IČO, DIČ, pokud jste podnikatel, a vaše funkce v organizaci, pokud zastupujete právnickou osobu;
b) kontaktní údaje, jimiž se rozumí osobní údaje, které nám umožňují kontakt s vámi, zejména e-mailová adresa, telefonní číslo, adresa pro doručení, fakturační adresa;
c) údaje o objednaných službách, kterými jsou zejména údaje o přepravovaných zásilkách, které jste si u nás vy nebo vaše společnost objednali, způsobu platby včetně čísla platebního účtu, a údaje o reklamacích;
Účely zpracování a doba archivování OÚ
V případě, že u nás objednáte přepravu zásilky nebo s námi uzavřete smlouvu o poskytování služeb nebo jinou smlouvu, provádíme následující zpracování:
1.1. Zpracování na základě plnění objednávky
Pokud u nás jako fyzická osoba objednáte přepravu zásilky, zpracováváme vaše osobní údaje za účelem přepravy a sledování zásilky, pokud objednáte přepravu zásilky jménem právnické osoby, zpracováváme údaje o společnosti, již zastupujete.
1.2. Zpracování na základě oprávněného zájmu
Pokud u nás objednáte přepravu zásilky nebo s námi uzavřete smlouvu, uchováme vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje o objednaných službách na základě našeho oprávněného zájmu (bez vašeho souhlasu) za účelem ochrany právních nároků a naší vnitřní evidence a kontroly. Našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb.
Dále zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez vašeho souhlasu) vaše identifikační a kontaktní údaje a údaje objednaných službách za účelem zasílání nabídek e-mailem; naším oprávněným zájmem je zde propagace našich produktů a služeb.
1.3. Zpracování na základě plnění právních povinností
Vaše osobní údaje zpracováváme z důvodu dodržování následujících předpisů:
- zákona č. 89/2012 Sb., občanský zákoník,
- zákona č. 634/1992 Sb., o ochraně spotřebitele (pokud přepravu objednáte jako fyzická osoba),
- zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty,
- zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví,
- pravidla IATA pro leteckou přepravu,
- nařízeními EU proti podpoře terorismu, praní špinavých peněz.
Pro přípravu, uzavření a plnění smlouvy s naším zákazníkem vaše osobní údaje používáme po dobu nezbytnou k realizaci přepravy zásilky. Po uplynutí této doby údaje dále uchováme na základě našeho oprávněného zájmu za účelem ochrany právních nároků, ochrany majetku a naší vnitřní evidence a kontroly, a to po dobu trvání promlčecí lhůty 10 let a jeden rok po jejím uplynutí s ohledem na nároky uplatněné na konci promlčecí doby. V případě zahájení soudního, správního nebo jiného řízení zpracováváme vaše osobní údaje v nezbytném rozsahu po celou dobu trvání takových řízení a zbývající část promlčecí doby po jeho ukončení. Našimi oprávněnými zájmy jsou zde ochrana právních nároků a kontrola řádného poskytování našich služeb. Pro účely plnění právních povinností používáme osobní údaje po dobu 10 let.
2. Pokud s námi komunikujete prostřednictvím komunikačních kanálů
Pokud s námi komunikujete prostřednictvím různých kanálů, zejména prostřednictvím emailu, budeme zpracovávat vaše identifikační a kontaktní údaje o proběhlé komunikaci na základě našeho oprávněného zájmu (tedy bez Vašeho souhlasu) za účelem:
- vyřízení vašich požadavků; pokud jste u nás objednali přepravu zásilky nebo s námi uzavřeli jinou smlouvu a váš požadavek se vztahuje k této smlouvě, můžeme toto zpracování realizovat na základě plnění smlouvy s vámi;
- evidence vašich požadavků, abychom je mohli kontrolovat, že je plníme řádně a včas;
- prokazování, že jsme váš požadavek přijali a vyřídili, např. když u nás touto cestou objednáte nějaké zboží nebo uplatníte reklamaci;
- jejich analýzy pro zlepšování kvality našich služeb.
Kdo vaše osobní údaje zpracovává a komu je předáváme?
Všechny zmíněné osobní údaje zpracováváme my jako správce. Vaše osobní údaje můžeme předávat také dalším subjektům, které se nacházejí v roli správce, a to: naši smluvní dopravní partneři, vaši příjemci nebo odesilatelé. Tyto informace budeme předávat jen pro případ bezchybného a plynulého průběhu vámi objednané přepravy.
Dále jsme oprávněni předat vaše OÚ zpracovatelům:
a) naši partneři zajišťující přepravu pod naší značkou;
b) poskytovatelé cloudových služeb a další dodavatelé technologií, podpory a souvisejících služeb pro naše vnitřní procesy;
c) provozovatelé marketingových nástrojů a marketingové agentury;
e) poskytovatelé SMS, e-mailových a dalších komunikačních nástrojů v případě, kdy zpracovávají osobní údaje pro zprostředkování naší komunikace s vámi;
g) advokáti, daňoví poradci, auditoři, vymáhací agentury.
Z jakých zdrojů osobní údaje získáváme?
Ve většině případů zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete v rámci objednávání služeb, nebo při komunikaci s námi. V případě, že jste příjemcem zásilky, kterou přepravujeme, získáváme vaše údaje od osoby, která tuto přepravu objednala.
Jaká máte práva při zpracování osobních údajů?
Stejně jako my máme svá práva a povinnosti při zpracování vašich osobních údajů, máte také vy při zpracování vašich osobních údajů určitá práva. Mezi tato práva patří:
1. Právo na přístup
Na vyžádání máte právo na informaci, jaké přesně OÚ zpracováváme o vaší společnosti, osobě.
2. Právo na opravu
Pokud zjistíte, že osobní údaje, které o vás zpracováváme, jsou nepřesné nebo neúplné, máte právo na to, abychom je bez zbytečného odkladu opravili, popřípadě doplnili.
3. Právo na výmaz
V některých případech máte právo, abychom vaše osobní údaje vymazali. Vaše osobní údaje bez zbytečného odkladu vymažeme, pokud je splněn některý z následujících důvodů:
- vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali,
- skončil náš smluvní vztah a tím pádem není nutné již nadále uchovávat vaše OÚ,
- pokud nové ustanovení GDPR pozbyde platnosti.
4. Právo na omezení zpracování
V některých případech můžete kromě práva na výmaz využít právo na omezení zpracování osobních údajů. Toto právo vám umožňuje v určitých případech požadovat, aby došlo k označení vašich osobních údajů a tyto údaje nebyly předmětem žádných dalších operací zpracování.
Zpracování osobních údajů musíme omezit, když:
- vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro účely, pro které jsme je zpracovávali,
- skončil náš smluvní vztah a tím pádem není nutné již nadále uchovávat vaše OÚ,
- pokud nové ustanovení GDPR pozbyde platnosti.
5. Právo na přenositelnost
Máte právo získat od nás všechny vaše osobní údaje, které jste nám vy sami poskytli a které zpracováváme.
6. Právo vznést námitku proti zpracování
Máte právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů. Při oprávněnosti této námitky může po dohodě dojít k úpravě nebo výmazu OÚ z naší databáze.
7. Právo podat stížnost
Toto právo můžete uplatnit zejména v případě, že se domníváte, že vaše osobní údaje zpracováváme neoprávněně nebo v rozporu s obecně závaznými právními předpisy.
Jak lze uplatnit jednotlivá práva?
Vaši žádost adresovanou na info@md-sped.cz vyřídíme bez zbytečného odkladu, maximálně však do jednoho měsíce. Ve výjimečných případech, můžeme po vzájemné dohodě přistoupit k delšímu termínu.
